Arquivo Setorial do CES preserva a memória documental do campus da UFCG de Cuité
Unidade
administrativa é, atualmente, a única com espaço próprio entre todos os campi
da universidade.
Os
arquivos de qualquer instituição são os responsáveis pela guarda, conservação e
preservação da informação documental, produzida e/ou recebida por ela. Além de
atender a legislação arquivística vigente, a qual determina a correta guarda e
manutenção do patrimônio informacional, o Arquivo Setorial do Centro de
Educação e Saúde (CES) da UFCG, campus de Cuité, disponibiliza ao público
usuário a consulta documental, pesquisa documental, guarda, restauração,
conservação e descarte de documentação que já tenha atendido aos prazos legais
constantes na tabela de temporalidade, utilizada por todas as instituições
federais de ensino superior, tanto para as atividades fins, quanto para as
atividades meio.
No
Arquivo Setorial do CES são encontrados diversos documentos, tais como ofícios,
memorandos, diários de classe, documentos pessoais, empenhos, notas ficais,
controle de abastecimento, diárias, processos, cadastros, contratos entre
outros.
Atualmente,
a unidade administrativa funciona no primeiro andar do setor administrativo do
centro, de segunda à quinta - das 07h às 12h e das 14h às 18h e na sexta-feira
– das 07h às 12h e das 14h às 17h. Seu acesso é restrito, levando-se em conta
que é essencial atender a legislação pertinente para a segurança da informação
documental e melhor controlar o fluxo informacional do setor. Todavia, as
pesquisas e consultas solicitadas são atendidas de pronto para todos que
necessitem de documentos já confiados ao arquivo.
Toda
a comunidade universitária e a população em geral podem ter acesso aos
documentos que estão arquivados, exceto aqueles que estejam protegidos pela lei
de acesso à informação, quando se tratar de documentos que possam colocar em
risco a segurança de pessoas, da instituição ou ferir a moral e integridade das
pessoas produtoras do documento. As consultas podem ser feitas através do ramal
telefônico 1824 ou e-mail: arquivodoces@gmail.com
.
Segundo
o diretor do arquivo Jesiel Ferreira Gomes, o sonho de ter um arquivo no CES
organizado, funcional e atendendo ao que preceitua a ciência arquivística e a
legislação arquivística teve início no ano de 2010. Na época, após fazer um
diagnóstico sobre o acúmulo de massa documental no campus, fora encaminhado um
projeto de organização documental, com o objetivo de obter um espaço físico
para o arquivo, higienização dos documentos, destinação para descarte e
organização dos documentos que necessitassem ser guardados.
Desde
então, já foram descartados mais de uma tonelada de material que não
necessitava mais de guarda; foram higienizadas mais de cem páginas de
documentos e já foram atendidos a mais de mil pesquisas documentais.
De
acordo com informação dada pelo Arquivo Geral da UFCG, apenas o campus de Cuité
tem um arquivo setorial organizado, com espaço próprio e pessoal responsável,
inclusive, padronizado e utilizando software de gestão documental, embora que
todos os campi possuam documentos e arquivos.
Ascom/CES
–
Nenhum comentário